Un ejemplo de encuesta de valoración en un viaje

Necesito un software para mi agencia de viajes: ¿debería crear un propio?

Esta es la pregunta que la mayoría de los agentes de viaje se ha hecho a lo largo del pasado año. La digitalización del sector turístico es un hecho, y las nuevas tecnologías son ya un elemento más con una integración muy amplia tanto en viajeros como en agencias. Como ejemplo, desde el año 2014 casi se han duplicado las ventas y reservas de vuelos, hoteles y otros servicios turísticos a través de internet.

Recientemente una empresa del sector realizó una encuesta sobre los usuarios de plataformas de turismo online, y un 85 % de los encuestados afirmaba que es muy probable (43 %) o bastante probable (42 %) que realizaran sus reservas con una empresa cuya web cuente con una buena experiencia del usuario.

En este escenario es muy probable que ya hayas constatado la necesidad de optimizar tus recursos gracias a la automatización de numerosas funciones, al tiempo que das un salto de calidad en el servicio que ofreces a los clientes de tu agencia de viajes: necesitas un software a medida.

Volvamos entonces a la pregunta con la que abríamos este post: ¿debería crear mi propio software? ¿Qué me va a aportar? ¿Qué costes conlleva? ¿Qué plazos debo contemplar? Te contamos los pros y los contras de esta decisión.

Ventajas software a medida

Personalización

Desarrollar un software a medida es sin duda la solución a la mayoría de tus necesidades: nadie como tú conoce la estructura de tu agencia, sabe cuáles son sus puntos débiles y dónde tiene que mejorar. También conoces a tu equipo, de forma que sabes cómo distribuir las tareas que surgirán vinculadas a la nueva herramienta.

Control de tu negocio

Al gestionar tú todo el proceso, puedes controlar todo el flujo, prever costes, etc. Quizás tengas otros desarrollos a medida que solo podrían ser compatibles son un software personalizado que se conectara a ellos, etc. Al diseñar tu propia herramienta puedes estructurar al 100% la experiencia del cliente, así como los pasos que deben dar en ella.

Reforzar imagen corporativa

¿Quieres llamar al software con el nombre de tu empresa? ¿Tu logo estará presente en cada página? ¿Te gustaría introducir fotos de cada miembro de tu equipo? ¡Adelante! Es tu oportunidad de oro para reforzar la imagen de tu empresa, customizando la interfaz. Además de asegurarte que la marca corporativa no pasará desapercibida, podrás personalizar el aspecto adecuándolo a tu propio manual de diseño.

Ahora bien, no todo son ventajas. A continuación te exponemos algunos de los principales inconvenientes que sin duda deberías tener en cuenta si te estás planteando dar este salto hacia la empresa digital:

Desventajas software a medida

Elevados costes

Para adquirir tu propio programa necesitarás hacer una inversión inicial para contratar a un desarrollador que estructure y cree el software de acuerdo con los parámetros que le indiques. Pero encargar un software no es como encargar un mueble: las funcionalidades no son cajones que puedas abrir y cerrar a la primera. Un software requiere un desarrollo técnico complejo que va seguido de una fase de prueba durante la que se identifican errores y se comprueban todas las características del producto.

Algunos de los desarrollos que suponen un mayor coste para las agencias son estos (y seguro que más de uno te suena): en primer lugar, conectar tu backoffice con el de esa nueva mayorista con la que vas a colaborar; en segundo lugar, integrar el software con el programa de contabilidad que estés usando. En este sentido, lo normal es que tu proveedor trabaje con mucho volumen y no pueda involucrarse en el proceso de conexión, lo que complicará más aún el proceso en cuanto a tiempo y costes. Finalmente, otros desarrollos que suelen ser costosos tienen que ver con introducir las nuevas funcionalidades que el mercado vaya demandado: la firma digital en los contratos combinados, por ejemplo. Como referencia, podemos estimar estos costes fácilmente entre 50.000 € y 80.000 €. Suma y sigue.

Plazos

¿De cuánto tiempo estamos hablando? De media un equipo de desarrolladores propio necesita entre uno y dos años de trabajo para que un software esté listo para ser usado por los clientes. A este plazo hay que sumarle el periodo de adaptación necesario para que tu personal aprenda a dominar el programa. Pero este no es ni mucho menos el final de tu contrato con el equipo técnico: un software requiere un mantenimiento constante, bien para corregir errores o para implementar actualizaciones necesarias. Un programa de estas características no es un elemento cerrado (un cajón de un mueble), sino un espacio flexible y en crecimiento que está a merced de numerosas variables técnicas. Esto nos obliga a no perder de vista ni un instante la base tecnológica que lo sostiene, ya que un mínimo error en la configuración del software o una desactualización no contemplada puede dar al traste con numerosas ventas. El cliente digital es muy exigente y no suele dar segundas oportunidades si la base técnica falla.

Necesidad de conocimientos técnicos

Crear de la nada un software propio requiere ciertos conocimientos técnicos. Si bien será un desarrollador quien lo diseñe, ponga en marcha y testee, siempre es absolutamente necesario que el personal interno sea capaz de reaccionar ante alguna incidencia técnica. Y tu negocio es vender viajes y contactar con clientes y proveedores, no programar apps. No es necesario ser una persona experta, pero sin duda comprobarás que necesitas ciertos conocimientos en sistemas de almacenamiento, aplicaciones nativas de la nube o contrarrestar los intentos de hackeo, por ejemplo. No olvides que las tecnologías cambian rápidamente.

Otras soluciones

Sin duda, un software propio es algo deseable, pero difícil de contratar, desarrollar y mantener para agencias de todos los tamaños. Afortunadamente, en los últimos años el mercado online nos ofrece numerosas opciones de SaaS (software como servicio) que se adaptan a las necesidades de la mayoría de las agencias de viajes. Si los servicios que ofrece nuestra agencia son estándar podremos implantar algunos de los software disponibles en el mercado de una forma sencilla y coordinada.

De esta forma, en lugar de destinar parte de tu presupuesto a la creación y mantenimiento de un software interno, puedes usar esos fondos para mejorar tu propuesta de valor. Por ejemplo, mejorando la categoría de hoteles que sueles cotizar, innovando en nuevos destinos, contratando a más personal de soporte para cuidar a los clientes, invirtiendo en campañas de marketing que atraigan nuevos prospectos, etc.

¿Qué debo tener en cuenta a la hora de elegir un software?

- Lo primero es buscar uno que sea específico para agencias de viajes. Idealmente debería contar con un equipo que conozca muy bien el sector turístico, además de tener una base tecnológica potente. Al fin y al cabo, es necesario formar parte del mercado para poder digitalizarlo.

- Haz un análisis previo y detallado de tus necesidades, y busca un software que dé respuesta a todas ellas. De nada te sirve una interfaz llamativa si la app no incluye la gestión de los pagos directos, por ejemplo.

- Piensa en tus clientes. Este software no es solo una herramienta para tu equipo, sino también una inversión para fidelizar a tus viajeros. ¿Qué valor añadido les aporta a ellos? Busca un sistema que te permita establecer un vínculo con ellos y aportarles soluciones también durante y después del viaje.

Te recomendamos que antes de tomar una decisión sobre qué software elegir le eches un vistazo a todas las funcionalidades que te ofrece MOGU, ¡no te dejarán indiferente! Pide hoy mismo tu prueba gratuita y nos cuentas qué te parece.