Si tu agencia se dedica al sector MICE, sabrás por propia experiencia que este es un ámbito que requiere de una planificación muy exhaustiva: meses de trabajo concentrados en apenas dos o tres días donde tu agencia se juega mucho. Los pequeños errores saltan a la vista con facilidad, ya que la intensidad de estos eventos hace que no haya mucho margen para la improvisación.
Sin embargo, este formato también nos ofrece un espacio para que el trabajo bien hecho brille con intensidad, brindándonos una coyuntura ideal para ofrecer servicios adicionales que hagan que el evento destaque. Este plus que tu agencia puede ofrecer te permite, precisamente en un ambiente como el MICE, alcanzar a un gran número de potenciales clientes de perfil profesional que estarán muy interesados en conocer a la agencia responsable de una organización extraordinaria.
La tecnología nos ofrece soluciones para mejorar nuestros flujos de trabajo y dinamizar procesos, por lo que es posible que estés valorando usar algún software que te ayude a facilitar tu labor MICE. Si quieres saber qué funcionalidades son las principales que podrían ayudarte a marcar la diferencia en la organización de eventos, congresos o incentivos sigue leyendo y descubre las claves que MOGU te ofrece.
Facilita la gestión
Uno de los momentos más engorrosos para cualquier asistente a un congreso es controlar todo el flujo de documentación e información. ¿A qué hora es la recepción de bienvenida? ¿Tienes los bonos para el hotel? ¿Recuerdas quién era la ponente del segundo día? Con MOGU solucionamos todas estas incomodidades gracias a nuestra app móvil: carga el programa completo del evento, y actualízalo cuando sea necesario sin necesidad de más intercambios de email: cada usuario tendrá siempre la última versión en la app. Además, puedes cargar la documentación del viaje a cada uno de los asistentes para que la tenga siempre disponible en la app (tanto online como offline).
Integra las inscripciones
Crea un formulario de inscripción para solicitar a los asistentes toda la información necesaria (información de viaje, alergias, ponencias a las que asiste… ¡incluso podrán elegir qué menú prefieren!) y así poder recopilarla de una manera muy sencilla: podrás conectar el formulario con tu cuenta de Google para tener todas las respuestas recogidas en una sola hoja de cálculo que se actualizará de forma automática. Este documento Excel podrás compartirlo con tu cliente para que conozca el estado de las inscripciones en todo momento.
Servicios adicionales (ya sea trabajo u ocio)
Todo evento deja un pequeño margen para un tiempo de descanso, que muchos asistentes aprovechan para conocer mejor la ciudad. Para estos casos puedes ofrecerles actividades adicionales a través de la app móvil: recomienda una excursión a un pueblo cercano, o una visita guiada a ese monumento de la ciudad que no pueden perderse, o bien una cata de vinos locales organizada por tu agencia. Les estarás ofreciendo un extra que podrán reservar de forma sencilla, y pagar directamente a través de la app. ¡Nunca fue tan cómodo organizar el breve tiempo de ocio disponible es un congreso!
Si, por el contrario, algunos asistentes prefieren aprovechar esa tarde libre para cerrar alguna reunión fuera del evento siempre puedes facilitarle la gestión a través de la app: un traslado, una reserva en un restaurante donde poder reunirse, o incluso una reserva adicional de noches de hotel para ampliar su estancia. Aprovecha la vía de comunicación que te ofrece la app para monetizar el evento y ofrecer un servicio personalizado y de alto nivel.
Crea comunidad
Una vez iniciado el evento es muy positivo que fluyan los contactos, y aquí la app juega un papel fundamental: los asistentes pueden estar en contacto directo entre ellos a través del chat de grupo de la app, de forma que las acciones de networking, tan importantes en este ámbito, continúan una vez finalizada la programación oficial.
Además, en la app los asistentes disponen de una galería donde poder subir las fotos y vídeos del congreso, ayudando así a crear comunidad entre los participantes.
Maximiza la comunicación con los clientes
Entonces, ¿los clientes solo pueden hablar entre ellos con la app? ¡Para nada! Tendrán línea directa con la agencia, bien de forma privada o bien a través del chat de grupo, para que no te pierdas nada de lo que ocurre y sepas que todo marcha viento en popa.
Como agencia, además, podrás usar las notificaciones para asegurarte de que los asistentes no se pierden ninguna información relevante: usa notificaciones de alerta para informar de cambios de última hora en la agenda; manda notificaciones de valoración para conocer de primera mano y en tiempo real qué piensan los clientes del hotel o de la comida, por ejemplo; o también puedes enviar notificaciones con una ubicación para confirmar el punto de encuentro. ¡Con las notificaciones te aseguras que la información fluye!
Te invitamos a conocer MOGU
Si te apetece conocer cómo puede MOGU ayudarte a organizar tus MICE de forma inolvidable, agenda una demo con nosotros y te mostraremos cómo puedes avanzar en tus servicios como agencia.